Personvernerklæring for Personverntjenester for forskning
Dette forklarer hvordan Sikt behandler opplysninger om deg når du bruker meldeskjema for personvernvurdering av forskningsprosjekter, samt støttetjenestene chatbot og meldinger.
Hvem er ansvarlig?
Institusjonen du er ansatt eller student ved, er behandlingsansvarlig. Sikt er databehandler og utfører tjenesten på vegne av institusjonen, regulert av en databehandleravtale. Data i tjenesten deles med behandlingsansvarlig institusjon.
Sikt er pålagt å arkivere data etter arkivloven. For disse dataene er Sikt behandlingsansvarlig.
Hvilke opplysninger samler vi inn?
- Navn, e-post, telefonnummer, arbeids-/studiested, stilling
- Informasjon om forskningsprosjektet ditt
- I sjeldne tilfeller særlige kategorier (f.eks. helseopplysninger) – kun hvis du selv oppgir dette i skjema, chatbot, meldinger eller e-post
Vi ber deg aldri om å oppgi sensitiv eller privat informasjon direkte til oss.
Når du anvender meldeskjema med tilhørende støttetjenester samler vi de opplysningene du selv oppgir om deg selv og forskningsprosjektet, og kan sammenstille med opplysninger du har oppgitt i forbindelse med bruk av andre av våre relaterte datatjenester, som bestilling eller arkivering av forskningsdata, eller datahåndteringsplan.
Hvorfor behandler vi opplysningene?
- For å gi deg en skriftlig personvernvurdering av prosjektet ditt
- For å dokumentere saksgangen og gjøre den tilgjengelig for institusjonen din (internkontroll)
- For å protokollføre behandlingene for institusjonen
- For å kunne svare på henvendelser og gi brukerstøtte
- For å forbedre og videreutvikle tjenestene
- Lage anonymisert statistikk og rapporter
- Arkivere data i henhold til krav i arkivloven
Rettslig grunnlag
Behandlingen som er nødvendig for arkivering, og som Sikt er behandlingsansvarlig for, skjer basert på rettslig forpliktelse (personvernforordningen art. 6 nr. 1 c).
Hvem deler vi data med?
Sikt benytter underleverandørene:
- Microsoft Azure – lagring og chatbot
- Mailjet – e-postvarsler i meldingsdialogen
Sikt har avtaler med underleverandørene som regulerer hvordan opplysningene skal behandles. Underleverandørene vil ikke kunne bruke opplysningene til egne formål.
Hvor lenge lagres opplysningene?
Minimum så lenge avtalen med institusjonen din varer
- Chat-logger registreres ikke i saksbehandlingssystemet og slettes innen 3 måneder
- Opplysninger kan overføres til Nasjonalarkivet for permanent oppbevaring (arkivplikt)
Dine rettigheter
Du har rett til:
Informasjon om behandlingen
- Se og få kopi av dine opplysninger (kan ofte gjøres selv, ved innlogging)
- Rette feil opplysninger
- Protestere mot eller begrense behandlingen
- Klage til Datatilsynet
Kontakt
- Personverntjenester: [email protected]
- [email protected]